أصول موزعة، عقود متعددة، ومساءلة تحتاج دليلًا لا انطباعًا

جهات وإدارات ومواقع متعددة من منصة واحدة

الجهة قد تدير مقرًا رئيسيًا وفروعًا ومرافق خدمية ومواقع ميدانية، ولكل منها مسؤول وميزانية وربما مقاول مختلف. النظام يعكس هذا الهيكل بدل تسطيحه.

سيناريو تشغيلي: جهة متعددة المباني

مثال توضيحي لمسار بلاغ واحد داخل جهة تدير عدة مبانٍ بعقد صيانة مع مقاول. ليس دراسة حالة لعميل فعلي.

1. وصول البلاغ. موظف في المبنى «ب» يرفع بلاغًا عبر بوابة المستفيدين: توقف وحدة تكييف في قاعة اجتماعات. يختار الموقع من شجرة معرَّفة مسبقًا، ويرفق صورة. يُسجَّل وقت الوصول تلقائيًا.
2. الفرز. مشرف الصيانة يحدد الأصل الدقيق من رمزه، فيظهر له أن الوحدة مصنّفة متوسطة الأهمية، وأن لها عطلين مشابهين خلال ستين يومًا، وأنها مشمولة بعقد الصيانة الساري.
3. التحقق من العقد. يعرض النظام مهلة الاستجابة المتعاقد عليها لهذه الأولوية وفق تقويم الخدمة، ويبدأ عدّاد المهلة. تصنيف العمل: داخل نطاق العقد، فلا حاجة لعرض سعر.
4. الإسناد للمقاول. يُسند أمر العمل إلى فريق المقاول المسؤول عن المبنى «ب». يصل الإشعار لفني المقاول عبر بوابته وتطبيقه، ويرى تفاصيل الأصل والأعطال السابقة، دون أي وصول إلى مواقع أو عقود أخرى.
5. مراقبة المهلة. قبل انتهاء مهلة الاستجابة بوقت معرَّف يُرسل تنبيه. لو تجاوزت المهلة، تُسجَّل مخالفة تلقائيًا ويُصعَّد الأمر إلى مراقب العقد، ويبقى الحدث في السجل قابلًا للاستخدام عند احتساب الجزاءات.
6. التنفيذ والتوثيق. الفني يمسح رمز الأصل، ينفّذ قائمة الفحص، يسجّل القراءات والمواد المستهلكة، ويرفع صور ما قبل التنفيذ وبعده. لو تبيّن أن الإصلاح يحتاج قطعة غير مشمولة، يتحول المسار إلى عرض سعر لعمل إضافي ينتظر اعتماد الجهة، ويتوقف احتساب زمن الحل خلال فترة الانتظار وفق قاعدة العقد.
7. اعتماد الإنجاز. ممثل الجهة في المبنى يوقّع على الإنجاز في التطبيق، ثم يعتمده مراقب العقد بعد مراجعة الأدلة. لا يُحتسب العمل قبل هذه الخطوة.
8. المراجعة المالية والأدائية. يدخل العمل ضمن مستخلص الشهر مع مرفقاته. في نهاية الفترة تُظهر التقارير: تكلفة الصيانة لهذا المبنى، ونسبة الالتزام بالمهل لكل مقاول، والأصول الأكثر تكرارًا للأعطال، ومقارنة المباني ببعضها. يظهر أن هذه الوحدة تحديدًا تكررت أعطالها ثلاث مرات، فتُطرح للمراجعة: تعديل الخطة الوقائية أم إحلال الوحدة؟