القطعة تُصرف على أمر عمل وأصل محددين، والمستبدلة تعود ويُوثَّق مصيرها

سير العمل من البداية إلى النهاية

1. تعريف الأصناف. رمز الصنف ووصفه ووحدة القياس وتصنيفه، والأصول التي يُستخدم فيها، وبدائله المعتمدة، وحده الأدنى، وموقع تخزينه.
2. الرصيد الافتتاحي. إدخال الأرصدة الحالية بجرد فعلي عند بداية التشغيل، لا نقلًا من ملف لم يُتحقق منه.
3. الطلب. يطلب الفني أو المشرف قطعة على أمر عمل محدد، فيظهر توافرها في المستودعات القريبة ومخزون السيارات وبدائلها.
4. الحجز. تُحجز القطعة باسم الأمر فلا تُصرف لغيره، خاصة للزيارات الوقائية المجدولة مسبقًا.
5. الصرف. يُصرف الصنف بمستند مرتبط بأمر العمل والأصل والفني، ويُخصم الرصيد فورًا، وتُقيَّد قيمته على الأصل والموقع ومركز التكلفة.
6. الإرجاع. الفائض يعود إلى الرصيد بمستند، والقطعة المستبدلة تُسلَّم للمستودع بحالتها، ويُسجَّل مصيرها بدل تركها في السيارة أو الموقع.
7. التنبيه والشراء. عند بلوغ الحد الأدنى يُنبَّه مسؤول المستودع ويُولَّد طلب شراء يمر بمسار اعتماد، ثم أمر توريد للمورد.
8. الاستلام. يُستلم التوريد كليًا أو جزئيًا مع فحص المطابقة، ويُحدَّث الرصيد والقيمة، وتُسجَّل مخالفات المواصفة أو التأخير في سجل المورد.
9. الجرد والتسوية. جرد دوري يقارن الفعلي بالدفتري، وتُعتمد التسوية بسبب موثّق، ويُحلَّل تكرار الفروقات بدل تصحيحها بصمت.